الارشيف والارشفة الالكترونية وتطبيقها فى وزارات ومؤسسات مصرية

اعداد : ثريا مصطفى ابو الفتح

طالبة بالفرقة الرابعة
قسم مكتبات
كلية الآداب
جامعة المنوفية

المقدمة

شهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات عميقة وشاملة في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، ذلك أن التطورات الحديثة عبر الشبكات أتاحت الفرصة لربط أجزاء العالم مما حتم على كثير من المؤسسات والإدارات دخول عالم الإليكترونيات من أوسع أبوابه من أجل البقاء وإيصال الرسالة للعالم أجمع ،واجراء العمليات والمهام بشكل أسرع، وشملت هذه التطورات جميع مجالات المكتبات والمعلومات بما في ذلك الأرشيف الذي مر بتطورات كثيرة من الصلصال إلى الورق وأخيرا إلى الإليكتروني حتى قيل أن أرشيف القرن الحادي والعشرين إليكتروني مما يؤكد على أهمية هذا النوع من الأرشيف لذلك قامت كثير من الدراسات والبحوث والبرامج والأنظمة التي تقوم على تنظيم الأرشفة والأرشيف الإليكتروني لذلك حاولت البحث عن هذا الموضوع وسبر أغوار الأرشفة والأرشيف الإليكتروني للتعرف عليهما بأسلوب أعمق وتوضيح مفهومه وأهميته التي غابت عن أذهان كثير من القراء و موضوع الارشيف الاليكتروني
من الموضوعات الشيقة والشاقة ويحتاج الى خبرة وقيادة مبدعة حتى يمكن تغيير وجه الارشيف القديم بوجهه عصرية حديثة
الأرشيف والأرشفة والمصطلحات ذات العلاقة

الأرشيف
مجموعة الوثائق الأرشيفية المنظمة من خلال العمليات الفنية المتمثلة في الاقتناء والتصنيف أو الفهرسة بغية الحفاظ عليها وتيسير سبل الاستفادة منها عن طريق إعداد وسائل الإيجاد المناسبة وتقديم الخدمات للمستفيدين من الأرشيف

عبارة عن مقتنيات من الأوراق والوثائق والصور غير المنشورة غالبا ، تحفظ لأسباب تاريخية، مع بعض المواد الأخرى ، وتنشأ هذه الوثائق من نشاطات للقطاع العام

الأرشيف ‏الجارى

المكان الذي تحفظ فيه الوثائق الجارية، أي التي تستعمل يوميا للحاجة ‏إليها في العمل

الأرشفة
عملية تخزين البيانات والمعلومات على وسيط إليكتروني لمدة طويلة الأجل لأهميتها وندرتها ، ولأسباب تاريخية وأمنية ، واسترجاعها وقت الضرورة

أو هي عملية حفظ وتخزين الوثائق التي سوف تستعمل في البحث ‏التاريخي، لأنها غير ذات فائدة جارية

المواد الارشيفية

عبارة عن سجلات وكتب قديمة ونادرة ..إلخ ، ليس من السهل تعويضها وتحتاج إلى صيانة ومعالجة خاصةأهمية الأرشيف والأرشفة الإليكتروني يعتبر الأرشيف وسيلة عمل، وأداة تسيير للمؤسسات على غرار الموارد الأخرى سواء أكانت بشرية أم مالية أم مادية؛ و التحكم في تسيير الأرشيف ينعكس إيجابياً على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجال تخصصها

دور ميهنو الأرشيف في البيئة الإليكترونية الجديدة

إن مهنيي الأرشيف معنيون بإنشاء السجلات وحفظها ، وتنظيمها ووصفها وإتاحتها لاستخدام المستفيدين؛ ويحتاج عملهم إلى مؤهلات علمية عالية وخبرات عملية مختلفة ، لذلك وجب تقديم الدورات المناسبة لهم لكي تنجح عملية الأرشفة الإليكترونية وبالتالي نجاح الأرشيف الإليكتروني ومن هذه الدورات كما أشارت د سناء التكروري على سبيل المثال لا الحصر دورات في مجال التدريب المستمر مقدمة إلى إدارة نظم حفظ السجلات ،إدارة الأرشيف ،إدارة سجلات الأرشيف الإليكترونية ، أدوات إدارة نظم، الوثائق الإليكترونية وأرشيفات البيانات ، تصميم قواعد البيانات ، إدارة الملفات الشخصية إضافة إلى مجموعة من الدورات في الفهرسة إعداد الكشافات والمستخلصات ، دورات في الإنترنت واستخدام تطبيقاته المختلفة ، ودورات في الرقمنة والحفظ الرقمي ودورات مهارات في مجال تكنولوجيا المعلومات والشبكات .ونظرا لنقل كثير من المعلومات اليكترونيا مما أوجب على ميهنو الأرشفة متابعة الدراسات الحديثة في المجال والعمل على الضبط الببليوغرافي والموضوعي لمقتنياتهم واستخدام الإنترنت لتبادل المعلومات مع الأرشيفات الأخرى

ثانيا : العوامل التي دعت إلى إدخال الحاسب ومصادر المعلومات الإليكترونية في مراكز المعلومات

1. التزايد الهائل في كمية المعلومات ويطلق عليها اسم (انفجار وثورة المعلومات ) ؛ لذلك أصبح من الصعب على المقدرة البشرية والطرق التقليدية حفظ المعلومات وتنظيمها واسترجاعها

تغير أهمية مصادر المعلومات. فلقد كان لتزايد المعلومات وتعدد مصادرها أثر كبير في جعل المؤسسات العلمية والصناعية والعلمية والسياسية والاقتصادية تركز أكثر في البحث عن المعلومات الكافية والمتوازنة في مجال الاختراعات 2- العلمية والتنافس العلمي والثقافي من مناطق جغرافية متعددة

ثالثاً : خصائص ومميزات الأرشيف الإليكتروني

إن مميزات الأرشيف الإلكتروني تسهيل عملية الاستنساخ في عدة أشكال، بسرعة و بأقل تكاليف من نسخ الورق

كما يمكن تحويله آليا من مكان إلى مكان بفضل الانترنت

. ويمكن للأرشيف الوطني أن يصبح بنك للمعلومات الإلكترونية على مستوى الدولة

يحفظ الأرشيف على المدى الطويل و يوفر لأصحاب القرار – فوراً عند الطلب- كل المعلومات الضرورية لمساعدتهم في مهامهم

، و فيما يعد للباحثين في حدود الإجراءات القانونية أورد الدكتور مساعد الطيار كثير من المميزات للأرشفة الإليكترونية وهي على النحو التالي

.1 توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي وأكوام المعاملات والملفات وغيرذلك

ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها2

3. سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاق المؤسسة

. سهولة الوصول للوثائق الإلكترونية أياً كان موقع المستفيد أو المستخدم لهذه الوثائق4

. مراقبة الوثائق وتحولاتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة سير المعاملات داخل المؤسسة5.

.6. تعدد نقاط الوصول للوثائق المحفوظة إلكترونيا مما يسهل استرجاع الوثائق

7. سرعة الوصول للمستفيدين أياًكان موقعهم وتقديم الخدمات لهم

.8. التقليل من الأخطاء ومخالفة الأنظمة

9. التقليل من المراجعات للدوائر الحكومية من قبل المستفيدين

. 10. المركزية في التعامل مع الوثائق وبالتالي عدم التضارب والتكرار في إصدار الأوامر أو القرارات

.11. توحيد المعايير في التعامل مع الوثائق الربط بين المعلومات في أكثر من قاعدة معلومات سواء داخل المؤسسة الأم أو خارجها.

12. الرفع من أداء المؤسسات الحكومية وكذلك مؤسسات القطاع الخاص.يعد البوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإليكترونية

ورغم كل المميزات التي يتميز بها الأرشيف الإليكتروني إلا أن له بعض السلبيات التي لا تغفل ويجب معالجتها من هذه السلبيات

1- التطور السريع لبرامج الأرشفة ووسائط الأرشيف الإليكتروني والتي لا يمكن ملاحقتها ، مما يؤكد على ضرورة

إيجاد سياسة واضحة لإدارته وتوفير وسائط وأجهزة لاسترجاعه

2- إمكانية تعرض المواد الأرشيفية للسرقة والتلاعب والتحري

يتطلب تكاليف كثيرة تحتاجها الأجهزة والعاملين في إعداد ملفات الأرشيف وتطويرها ومتابعتها من حين إلى آخر

3- لتحديثها

أن تعرض جهاز الكمبيوتر لأي حادث مثل الأعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البيانات المحفوظة في هذا

الأرشيف كليا أو جزئيا مما يكون له تأثير بالغ على العمل في المكتب بشكل كلي -4

ولعلاج مثل هذه السلبيات

كان لا بد من تحديد سياسة لإدارة الأرشيف الإليكتروني يجب تكوين فريق تفكير وعمل يشمل

كل المتعاملين المعنيين بإدارة الأرشيف الإلكتروني: الإدارة المنتجة للأرشيف الإلكتروني، و قسم تكنولوجيا المعلومات و الأرشيف المعني بالحفظ في المدى الطويل يحدد كل عضو من المتعاملين الثلاثة المقاييس الخاصة بمجاله، ويطرح انشغالاته للأطراف الأخرى

- تقوم الإدارة بوضع القائمة الشاملة للأرشيف الإلكتروني المنتج من قبلها، وبتحديد مدة الحفظ للبيانات حسب حاجياتها

- يتدخل قسم الأرشيف لتحديد الأرشيف الإلكتروني الذي يجب حفظه في المدى الطويل (بل دائماً) حسب تعليمات الأرشيف الوطني، وطرح المشاكل المتعلقة بطرق الحفظ لضمان حماية البيانات الإلكترونية؛

يقترح قسم تكنولوجيا المعلومات (IT) أنواع البرامج والأجهزة والدعامات التي يمكن استخدامها في المعاملة اليومية، ثم للحفظ في المدى الطويل

سوف ينبثق من هذا الفريق المتكامل سياسة لإدارة الأرشيف الإلكتروني على مستوى المؤسسة المعنية، وتبقى تلك السياسة قابلة للإثراء حسب التطبيق في الميدان وحسب التطور التكنولوجي، لأنه "من غير الممكن الاستفادة من البلورة السحرية لقراءة المستقبل التكنولوجيلذا يجب تحديد سياسة تعتمد على أفضل الدعامات الموجودة في الوقت الحالي والتي تضمن حفظ الأرشيف الإلكتروني لمدة عشر سنوات ، مع العلم بأن بعد هذه المدة يفترض اللجوء إلى حلول تكنولوجية أخرى حسب التطور التكنولوجيسوف ترتكز السياسة الخاصة بحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل على العناصر التاليةأ‌- استغلال كل الدعامات الإلكترونية الممكنة (بتعدد أشكالها) لضمان الحصول على البيانات الإلكترونية إذا ضاعت في شكل من الأشكالب‌- وفي هذا النطاق، يجب تخزين الأرشيف الإلكتروني في أقراص ( CD.Rالأكثر جودة)، وفي القرص الصلب (HDD)، وفي الحاجة )مع تحويل يومي (Back up) خارج الجهاز (Off Site) في كاسيت (DLT).ج- وكل هذه الإجراءات لم تضمن حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل إذ لم تقوم المؤسسة بعملية هجرة البيانات (periodical migration) مرة كل خمس سنوات

د- يجب القيام دوريا بتجديد

(refreshing) و بهجرة البيانات من شكل إلى آخر قبل ضياع المعلومات، و تتطلب هذه العملية إدماج قضية الأجهزة و البرامج في سياسة هجرة البيانات الإلكترونيةه- من هذا المنطلق، يجب تحديد خطة لاختبار البيانات الإلكترونية و لتجديدها و إعادة شكلها عند تغيير الأجهزة و البرامج

و-

تحديد السياسة لحفظ الأرشيف- إمكانية استعمال تقنية الميكروفيلم الذي يبقى أفضل و أضمن وسيلة لحفظ الأرشيف في المدى الطويل (أكثر من قرن)، شريطة القيام أيضا بالإجراءات المرتبطة بصيانة الأفلام؛ و يمكن استخراج البيانات الإلكترونية في شكل الميكروفيلم بفضل تطور التكنولوجية ي- يرجع لكل مؤسسة تحديد السياسة التي تناسبها لضمان حفظ الأرشيف الإلكتروني، و إعطاء عناية خاصة للأرشيف الإستراتيجي الذي يجب تصويره رقميا في كل الأشكال الإلكترونية، و قياسيا (ميكروفيلم)، و الاحتفاظ إذا اقتضى الأمر بالأرشيف الأصلي، مثل سجلات الحالة المدنية و الملفات التقنية للبنية التحتية بالنسبة لأرشيف الدولة

تطبيق نظام الازشيف الالكترونى فى وزارات ومؤسسات مصرية

حرصاً على تطبيق ميكنة نظام الأرشيف الإلكتروني في جميع الوزارات المصرية أسوة بوزارة تكنولوجيا المعلومات

تعاقدت مؤخراً وزارة التنمية الإدارية مع شركة راية لتطبيق هذا النظام في 37 وزارة ومؤسسة حكومية في مصر وذلك بعد نجاح مشروع ميكنة نظام الأرشيف بوزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات حيث يأتي هذا المشروع ضمن استراتيجية الوزارة الرامية نحو تطوير نظام العمل داخل المؤسسات الحكومية من خلال عدد من المبادرات مثل مبادرة الحكومة الإلكترونية، ميكنة النظم الإدارية داخل الوزارات، ومشروعات بناء قواعد بيانات إلكترونية من أجل الارتقاء بمستوى وفاعلية الأداء داخل هذه المؤسسات التي تخدم قاعدة كبيرة من المواطنين صرح بذلك نيفين جمال مديرة المشروع بوزارة التنمية الإدارية وقالت إنه بالإضافة إلى ميكنة نظام الأرشيف، يتضمن المشروع إنشاء شبكة لتبادل البيانات داخل الوزارة إلى جانب ربط جميع الوزارات بمجلس الوزراء عبر شبكة نقل بيانات آمنة مما سيوفر الكثير من الوقت والجهد المرتبط بنظام العمل الورقي، موضحة إن هذه المبادرة تهدف إلى توحيد وميكنة نظام العمل في مختلف الوزارات من أجل تيسير تبادل المعلومات بين الوزارات والهيئات الحكومية المختلفة. وأضافت نيفين جمال أنه اعتماداً على تطبيقات راية، سوف تتمكن هذه الهيئات من إنجاز مهامها بكفاءة وفاعلية أكبر كما ستتمكن من توفير معلومات دقيقة لتساند عملية صنع القرار. وأشارت إلى أنه وقع اختيار وزارة التنمية الإدارية على راية لتنفيذ هذا المشروع الضخم بناء على خبرتها الواسعة في تنفيذ مشروعات مماثلة خاصة مشروعات الحكومة الإلكترونية بكفاءة وجودة عالية مما أكسبها دراية واسعة بمتطلبات العمل الحكومي إضافة إلى خبرتها التقنية العالية وفريق عملها الكفء القادر على التواصل الفعال مع العاملين بمؤسسات الدولة
من جانبه قال أشرف صبري نائب رئيس مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي لقطاع تكنولوجيا المعلومات براية
إن أهم التحديات التي تواجه راية في تنفيذ هذا المشروع هو ضخامة البيانات الموجودة في كل هيئة إضافة إلى حساسية المعلومات واختلاف متطلبات العمل داخل كل وزارة مشيراً إلى أن خبرة راية في تنفيذ هذه المشروعات التي تتطلب مستوى عالياً من الحرفية والأمان ستساعدها كثيراً في تنفيذ هذا المشروع الذي يعد نقلة في طريقة أداء الهيئات الحكومى

المصادر

www.alyaseer.net/vb/showthread.php?page=2&t=5262 - 104k

www.al-jazirah.com.sa/digimag/12032006/tqne14.htm - 17k

www.alyaseer.net/vb/showthread.php?page=2&t=5262 – 104مصدر سابق

A BIG meaning for a small word: Archiving: John F. Mahone

محمد قبيسي: علم التوثيق والتقنية الحديثة ،ص96 - د. مساعد الطيار: مقال الأرشفة الإليكترونية

محمد محجوب مالك: إدارة الوثائق الأرشيفية

معجم مصطلحات المكتبات والمعلومات ص30

المعجم الموسوعي لمصطلحات المكتبات والمعلومات

- د سناء التكروري: بحث علاقة التكوين (التدريب )الأرشيفى بالتكوين فى مجال المعلومات إعداد نشر في مجلة

رسالة المكتبة مج 39 ،ع3،4